Hybridmöten är sällan lyckade, enligt KTH-forskaren Jens Edlund. Det är bättre att alla deltagare sitter med varsin skärm, helst i separata mötesrum.
Ett jobbmöte där några personer deltar på plats i rummet medan andra är med på distans via skärm är ingen bra lösning, enligt Jens Edlund, universitetslektor vid avdelningen Tal, musik och hörsel på KTH.
– Många försöker rigga teknisk utrustning för att lyckas med hybridmötena, men tekniken är inte problemet. Hybridmöten kan göra alla mötesproblem med exkludering och samarbetssvårigheter värre.
Hybridmöten en stor utmaning
I över två decennier har distansmöten via skärm ingått i Jens Edlunds forskning och undervisning. Pandemin snabbade på utvecklingen av videomöten, som plötsligt engagerade nästan alla i samhället. Och en av de största utmaningarna som arbetsplatser nu står inför är enligt honom de så kallade hybridmötena.
– Ett välstuderat fenomen när människor möts i grupp, även om det är första gången de träffas, är att de favoriserar och håller med medlemmar i det ”egna laget” – alltså personer som sitter i samma rum eller ingår i samma grupp. Och när vissa deltar på distans har man olika förutsättningar.
Svårt att samverka
Jens Edlund påpekar att det handlar om att vi människor reagerar med olika sinnen som lukt, syn och hörsel vid fysiska möten.
– Hela poängen med möten brukar vara att samverka, men hybridmöten ger jättedåliga grunder för samverkan. Den som sitter i samma rum som andra blir den som hörs bäst, säger han.
Hur använder du själv hybridmöten?
– Som ledare eller lärare använder jag inte hybridmöten alls. Jag använder distansmöten. Skillnaden är att alla får sitta med varsin dator och galleri-vy, som Zoom eller Teams. Då har alla samma förutsättningar på mötet – alla möts på lika villkor.
– Bästa scenariot vore om myndigheter och storföretag kunde inreda standardiserade små mötesrum för varje enskild deltagare i distansmöten. Det skulle ge fantastiskt bra förutsättningar för lyckade distansmöten. Det vore väl investerade pengar. Ineffektiva och kontraproduktiva hybridmöten kostar verksamheten mer i längden, säger Jens Edlund.
Ensamheten vid skärmen är en röd tråd i resonemanget kring distansmöten. Jens Edlunds tes efter 20 års observationer på området är att hybridmöten är mindre lyckade. När tre deltagare är i samma rum och vänder sig mot varandra när de pratar blir den på videolänk automatiskt exkluderad.
– Det är lätt att klaga på tekniken när möten blir misslyckade, men det beror ofta på hur tekniken används och inte på själva tekniken. Är det större möten fungerar det som regel bra med hybridmöten där en person föreläser och många distanslyssnare övervakar mötet som passiva deltagare utan att bryta in.
“Som att prata med en vägg”
När han håller distanspresentationer för stora grupper studenter ber han alltid deltagarna att slå på sina kameror för att få återkoppling på om de är uttråkade eller engagerade.
– Annars blir föreläsningen som att prata med en vägg.
Jens Edlund genomför nu pilotstudier med möten via videolänk, och testar varianter där alla deltagare sitter framför varsin kamera, med god belysning, stadig uppkoppling och bra ljud.
Utvärderar distansmöten
– Våra tester gäller små möten med upp till sju personer. Ju större mötet blir desto närmare kommer vi seminarieform, och då blir mötet ett annat – då fungerar mötet bäst som en form av presentation, där deltagarna inte interagerar, förutom i mindre ”break-out-rooms” eller genom chatt-funktionen.
Jens Edlund och doktoranden Ghazaleh Esfandiari-Baiat tar nu fram en metodik för att på ett objektivt sätt kunna utvärdera distansmöten och se om de är lyckade eller inte.
– Vi ska köra testmöten och dela ut uppgifter som deltagarna får samarbeta kring. Vi kommer att testköra metoden under slutet av året och hoppas på att ha pilotstudien klar i början av nästa år.
Så bidrar du till bättre distansmöten
- Kombinationen mötesdeltagare på plats i ett rum och deltagare på distans via videolänk är en utmaning. Bäst är om alla istället kan sitta framför varsin skärm och kamera, helst i separata mötesrum – deltagarna bör ha så lika förutsättningar att mötas som möjligt.
- Försök inte kontrollera mötet genom att be folk använda tummen-upp-knappen eller handuppräckning. Symbolerna dyker ofta upp vid fel tid och hänger kvar för länge, vilket skapar förvirring och tidsödande frågor typ ”Ville du säga något eller är det där en ’gammal hand’?”
- Slå alltid på video och galleri-vyn så du kan se allas ansikten – då tar du in bekräftelser, minspel och nickningar från andra.
- Försök sitta där det finns god belysning, gärna vid ett fönster. Till arbetsplatsen kan det vara värt att köpa in en bra lampa med mjukt ljus speciellt anpassat för möten.
- Rikta ansiktet mot den skärm som din kamera sitter på – slå av den andra skärmen om den innebär att du måste vända ansiktet åt sidan för att delta i mötet.
Av: Katarina Ahlfort, KTH
