Chefens stöd avgörande vid distansarbete

Sverige ligger på andra plats i Europa vad gäller andelen personer som arbetar på distans. Men då nya grupper påtvingats distansarbete under coronakrisen krävs chefer som kan hjälpa dem att organisera sitt arbete, och som inser att medarbetare inte kan hanteras på samma sätt som när de är på kontoret.

Alla studier om distansarbete och hälsa framhäver ledarens förmåga till kommunikation, stöd och att förmedla riktlinjer.

Löpande återkoppling och tydliga ramar

Linda Widar, som sedan tre år forskar om distansarbete och hälsa vid Högskolan i Gävle, anser att det givetvis handlar om att förse de anställda med rätt teknisk och digital utrustning, men framförallt om att ge väldigt tydliga ramar kring distansarbetet.

– Och att inte glömma bort att upprätthålla både den formella och informella kontakten, och den interaktion som naturligt finns när man är fysiskt på arbetsplatsen. Utan kontinuerlig kommunikation finns en risk att anställda förlorar sin känsla av sammanhang i arbetet, när man jobbar väldigt mycket på distans, vilket kan ha en negativ effekt på arbetsmotivationen, säger hon.

Distansarbete kräver en mycket mer aktiv chef, poängterar Linda Widar, både vad gäller kontinuerlig återkoppling och att tydligt markera inom vilka ramar arbetet ska utföras. Att markera avslut blir ett sätt att hjälpa medarbetare att också själva begränsa sitt arbete.

– “Nu har du gjort detta, så nu tar vi helg”. Visa att man inte förväntar oss att du ska arbeta mer bara för att du arbetar hemifrån, säger Linda Widar.

Förväntningar om tillgänglighet

Sofie Bjärntoft, som forskar om flexibelt arbete vid Högskolan i Gävle, menar att det flexibla arbetets möjligheter att arbeta när som helst, kan öka de egna förväntningarna nu när alla arbetar hemifrån och tekniska hjälpmedel är det enda sättet att kommunicera på.

– Det är sällan förväntningar från chefer och kollegor de känner, utan egna förväntningar att, till exempel, vara tillgänglig på mail och telefon även kvällar och helger.

Sofie Bjärntoft trycker på att det är viktigt att tydliggöra förväntningar inom gruppen och ha en tillåtande kultur där chefen föregår med gott exempel. Ett bra tips som hon vill förmedla är att själv kommunicera när man är tillgänglig, till exempel skriva in när någon kan vänta sig svar i Skype och Outlook och genom autosvar på telefonen.

– Det blir lättare att släppa arbetet och vara ledig, om man har kommunicerat när man är tillgänglig eller förväntas vara tillbaka, säger Sofie Bjärntoft.

Kan bli väldigt ensamt

Eftersom det sociala stödet och gemenskapen betyder särskilt mycket när man jobbar på distans, är det enligt Sofie Bjärntoft viktigare än någonsin att chefen har en individuell social kontakt med sina medarbetare så att inte någon faller bort,

– För att vi skall hålla oss friska, är det viktigt att chefen verkligen promotar detta med regelbundna zoom möten, zoom-fikor med mera, och har uppföljningar av hur alla mår och hur det går med arbetet – både i grupp och individuellt, säger hon.

Även varje individ behöver ta ansvar och försöka behålla den sociala gemenskapen och stödet från kollegor.

– Det blir annars väldigt ensamt att sitta själv, och även om det hålls möten så kan det bli bara prat om jobb och inte det sociala som man kan få i vanliga fall vid lunch- och fikapauser, säger Sofie Bjärntoft.

Båda hon och Linda Widar är överens om att flexibelt arbete överlag upplevs som positivt för en god balans mellan arbete och privatliv, och att många anställda vill ha kunna ha den friheten.

Kontakt:

Sofie Bjärntoft, doktorand inom arbetshälsovetenskap vid Högskolan i Gävle, sofie.bjarntoft@hig.se
Linda Widar, doktorand inom arbetshälsovetenskap vid Högskolan i Gävle, linda.widar@hig.se