Fallgropar när IT-system införs
Att införa IT-system i företag och organisationer kräver både tid och resurser. Fallgroparna är många och man måste veta vad man vill ha för att det nya systemet inte ska bli en trojansk häst i företaget.
Ulf Melin vid Institutionen för datavetenskap på Linköpings universitet har i sin avhandling undersökt informationssystem både inom företag och i nätverk. Han har också undersökt företagens samordning såväl internt som sinsemellan.
I bästa fall medför ett nytt IT-system att processer och rutiner blir bättre, ökar samarbetsförmågan och konkurrenskraften. Men ett nytt IT-system kan också importera rutiner och arbetssätt som fungerar sämre än de man redan har.
– Företaget kanske presterar bättre med ett system man redan har eller utvecklat själv än med systemleverantörens standardiserade lösningar, till exempel affärssystem. Det nya IT-systemet kan då innebära att konkurrenskraften försämras. Därför måste företag som inför nya system dels veta vad man vill ha, dels titta noga på vad det nya systemet innebär för den egna verksamheten och sin samverkan med affärspartners, säger Ulf Melin.
Hans studie omfattar inte enbart IT-användningen inom företag utan också i samarbetet mellan företag. 20 företag i två nätverk inom trä- och verkstadsindustrin, deras affärsrelationer och några av deras kunder ingår i studien. Företagen finns i hela produktionskedjan, vilket inom träindustrin innebär från skogsavverkning till färdigt trähus.
Ulf Melin har studerat samspelet mellan företagens interna samordning och i nätverket, IT-systemens roll och i vilken utsträckning de fungerar som stöd eller hinder.
Medan IT-användningen kan vara relativt hög inom företagen är den fortfarande låg i samordningen dem emellan. Här är utmaningen minst lika stor när IT-system införs som när det sker inom ett företag. I bägge fallen är avvägningen mellan flexibilitet och stabilitet viktig. Flexibilitet behövs, men vissa rutiner kräver också stabilitet.
– Företagen blir alltmer öppna och frågor kring samordning ställs på sin spets, säger Ulf Melin. I samarbete mellan företag kan IT-system användas för att kommunicera i olika steg i en utbytesprocess och bland annat hjälpa till att minnas vad företaget kan lova och har lovat kunder eller leverantörer.
Användningen av IT-system i nätverk aktualiserar frågeställningar om vilka principer som ska gälla för nätverkets organisering och hur ansvar och kostnader för gemensamma system ska fördelas.
Avhandlingen bygger på 70 intervjuer, deltagande observation och studier av IT-system och deras användning både i praktik och teori.
Avhandlingen heter Koordination och informationssystem i företag och nätverk. Disputation äger rum fredagen den 12 april kl 13.15 i Visionen, hus B, Valla, Linköpings universitet. Ulf Melin kan nås på 013-28 44 37 och ulf.melin@ida.liu.se.
