Mejlen – både ett unikt hjälpmedel och en stressfaktor
Mejlen är viktig inom dagens organisationer men det finns också ett antal negativa aspekter som är värda att beakta. Det visar en ny avhandling inom data- och systemvetenskap vid Stockholms universitet.
Om vi har ett koordinerande arbete finns det en risk för att vi låter mejlen styra vårt arbete och därmed skapas onödig stress. Frågan är hur viktig mejlen är och vad det är som gör att vi låter arbetsdagen i så stor utsträckning påverkas av inkommande meddelanden? Enligt Eva Sjöqvist, lärare vid Högskolan på Gotland, som nyligen lade fram sin avhandling i data- och systemvetenskap vid Stockholms universitet, är det inte mejlen i sig som skapar problemen – det är vi som individer som tillsammans skapar dem.
– Det är viktigt att inse att vi är både mottagare och avsändare av mejl. Mottagarens agerande är lika viktigt som avsändarens avsikter för hur vi ser på mejl som hjälpmedel i vårt arbete, säger Eva Sjöqvist.
Handlar det då bara om för mycket information?
– Nej, när det gäller mejl kan man fundera över vad det är som gör att vi upplever att det blir för mycket. Man kan dela in ”för mycket” i olika delar. Ett problem är att det finns förväntningar att vi som mottagare av mejl ska läsa och agera inom en snäv tidsram och att vi själva har förväntningar om att få snabba svar på de meddelanden som vi skickar, säger Eva Sjöqvist.
Avhandlingen visar också att det är vanligt att bevaka inkommande mejl även om vi är lediga och att det finns situationer där man bör fundera på om mejl är det bästa sättet att nå ut i organisationen.
– Mejl har ett antal egenskaper som gör att vi gärna använder den. Kombinationen av dessa egenskaper är unik jämfört med andra media men de kan dock ibland vändas till nackdelar. Vi använder ibland mejl när vi borde ha valt ett annat sätt att kommunicera, säger Eva Sjöqvist.
Hon menar att mejl har underlättat kommunikationen men att den också har förändrat arbetslivet i en negativ riktning. Förutom den ökade stressen har den personliga kontakten minskat och vi är mer stillasittande idag än tidigare.
– Eftersom de problem som kan uppstå är komplexa är det inte lätt att komma med konkreta råd hur de ska hanteras. Det går dock att komma tillrätta med det mesta eftersom det är vi som användare som bestämmer hur mejlen ska användas. I avhandlingen presenterar jag också ett antal riktlinjer som kan vara utgångspunkten för en diskussion om mejl är ett problem eller inte i en viss organisation, säger Eva Sjöqvist.
Avhandlingens namn: Electronic Mail and its Possible Negative Aspects in Organizational Contexts
Avhandlingen finns att ladda ner som pdf på http://www.diva-portal.org/su/theses/abstract.xsql?dbid=7463.
Kontaktinformation
Ytterligare information:
Eva Sjöqvist, Avdelningen för Företagsekonomi och Juridik, Högskolan på Gotland, tfn 0708-61 85 68, e-post eva.sjoqvist@hgo.se. Se även hemsida på www.hgo.se/~evas/.
För bild, kontakta universitetets presstjänst, e-post press@su.se, tfn 08-164090.
