Överraskningar vid införandet av affärssystem

När affärssystem införs i större företag och organisationer är förväntningarna höga på att verksamheten ska påverkas positivt på olika sätt. I en stor verksamhet finns en rad olika funktioner, och informationssystemen förväntas täcka in alla dessa delar, däribland ekonomi, logistik, marknad, försäljning, personalförsörjning och ledningsadministration.

Men det är inte ovanligt att dessa system brister på väsentliga punkter. Detta kan få stora konsekvenser, inte minst ekonomiska, för företaget eller organisationen. Det kan till exempel handla om att beställda produkter hamnar hos fel kund, att fakturor försenas eller att löner inte blir korrekt utbetalda.

Klas Gäre vid Institutionen för datavetenskap, Linköpings universitet, har i sin avhandling studerat skillnaden mellan förväntning och förändring när ett affärssystem införs. Det vill säga vad förväntar sig företaget av systemet, och vad blir sedan det konkreta resultatet av införandet? Han har studerat införandet och användningen av ett affärssystem i ett större svenskt industri- och tjänsteföretag med omfattande internationell verksamhet.

Varför fungerar inte systemen alltid som det var tänkt? Vad är det aktörerna missar när systemen byggs upp? Vilka är skälen till oväntade och oplanerade konsekvenser? är exempel på frågor han sökt svar på.

– Systemen berör många och det finns stora skillnader i synsätt. Arbetar man inom produktionen har man ett perspektiv, jobbar man med marknadsföring eller försäljning har man ett annat. De olika synsätten ska samsas i ett och samma system, säger Klas Gäre.

Resultaten av hans arbete visar att människors föreställningar om till exempel sina arbetsuppgifter och om verksamheten som helhet, har en avgörande betydelse för vilka konsekvenser införandet och användandet av ett affärssystem får. Klas Gäre visar också att det finns stora skillnader mellan människors föreställningar. Skillnaden i föreställningarna kan också förklara oväntade förändringar och konsekvenser i verksamheten.

– Det är viktigt att de som utformar och inför systemen är medvetna om det här. Beroende på var i organisationen man befinner sig har man olika föreställningar om hur systemet ska användas.

Studien visar också att det tar längre tid att förankra beslutet hos personalen om införandet av ett system, än att sedan införa själva systemet.

– Det är en insikt företagen och organisationerna bör ta till sig. Förankringen är viktig och tar lång tid. Dessutom förändras de anställdas förväntningar på systemet vartefter det införs och används.

Kontaktinformation
Klas Gäre disputerar fredagen den 11 april.

Avhandlingen heter “Tre perspektiv på förväntningar och förändringar i samband med införande av informationssystem”.

Opponent är professor Per Flensburg, Växjö universitet.

Klas Gäre träffas på tel 070-601 36 86 e-post: klas.gare@ida.liu.se