Flexibelt arbete ger ofta skuldkänslor

– Gränssättningen är det verkligt svåra, att man jobbar för mycket och kollar mailen på kvällen utan att räkna det som arbetstid, det finns mycket vi kan förbättra, säger Sofie Bjärntoft som forskar om flexibelt arbete vid Högskolan i Gävle.

Det är viktigt är att ge stöd så att medarbetare kan hitta strategier för hur de kan sätta gränser mellan arbete och privatliv. Annars finns risk att det blir ett gränslöst arbete, som saknar den viktiga återhämtningen.

Undersökningen som Sofie Bjärntoft har genomfört visar att organisationen har ett stort ansvar för att medarbetarna ska få ett bra flexibelt arbete. Gruppintervjuer med medarbetare som arbetar flexibelt gav konkreta förslag om hur man kan skapa en god arbetsmiljö. Förslagen från intervjuerna fördelades efter vem som har ansvaret; organisationen, gruppen eller individen.

Ledarskap viktigt för hälsosam arbetsmiljö

De flesta förslag berör organisationen och handlar i huvudsak om ledarskap. Medarbetarna önskar att chefen:

1. Ger instruktioner om när och var man förväntas jobba
2. Hör av sig mer och återkopplar tydligt, inte bara arbetsrelaterat
3. Bidrar till gruppklimatet, får gruppen att arbeta ihop och tillsammans

Organisationen behöver en delad vision och riktlinjer kring hur man kan använda flexibelt arbete. Men chefen behöver också anpassa innehållet till gruppen och förmedla till gruppen hur man jobbar på gruppnivå.

Åtgärdsförslag på gruppnivå. Bild: Högskolan i Gävle

– Arbetsgivaren måste göra det tydligt vilka tider man får jobba, samt när och hur ofta man förväntas vara på plats. De bör ge stöd och utbildning till chefer för att utveckla och anpassa sitt ledarskap till flexibelt arbete, menar Sofie Bjärntoft och fortsätter:

– Det är ofta inte klart uttalat, utan verkar bero på chefen om man får jobba på distans och hur ofta man behövde vara på plats. Chefen behöver hjälpa till att sätta gränser mellan arbete och fritid genom regelbundna avstämningar med medarbetarna.

Regler för tillgänglighet i arbetsgruppen

Gruppen behöver ta initiativ för att skapa en god gemenskap och en strategi med tydliga förväntningar om tillgänglighet. Det hjälper med:

1. Gemensamma regler för tillgänglighet
2. Öppen dialog i gruppen om hur man vill jobba flexibelt

Det kan till exempel handla om att använda Skype, Teams, eller Outlook för att kommunicera när man arbetar. Att veta när kollegan jobbar eller blir tillgänglig är ett bra sätt att minska stressen. Det måste också vara okej inom gruppen jobba flexibelt på distans utan att det skapar dåligt samvete eller att det blir negativ stämning i gruppen.

– Om någon går tidigare nån dag, men sedan jobbar ikapp det på kvällen känner denne lätt en skuld och ett behov av att förklara sig. ”Det känns som att folk tror att man inte jobbar”, menar en intervjuperson.

Individen behöver ta ansvar för sitt mående

En nyckel är att själv ta initiativ för sin arbetsmiljö, till exempel lyfta förslag till gruppen eller chefen och sätta egna gränser för att få tid till återhämtning.

1. Ta egna initiativ för bättre arbetsmiljö
2. Sätta gränser för att inte jobba på ledig tid
3. Ta tid för återhämtning

– Ofta kan det handla om förväntningar på sig själv att vara tillgänglig och jobba mer, snarare än förväntningar från chefer och kollegor.

Gränssättning ser Sofie Bjärntoft som det svåraste med att arbeta på distans. Det kan handla om att man jobbar för mycket, till och med kollar mailen på kvällen, utan att räkna det som arbetstid.

– Jobba inte på ledig tid. Använd till exempel kalendern för att schemalägga både arbetstiden och pauser. Då har man också koll på hur mycket man jobbar och att det finns tid för den viktiga återhämtningen, säger Sofie Bjärntoft.

Vetenskaplig artikel:

A Participatory Approach to Identify Key Areas for Sustainable Work Environment and Health in Employees with Flexible Work Arrangements, Sofie Bjärntoft, David M. Hallman, Camilla Zetterberg, Johan Larsson, Johanna Edvinsson, Helena Jahncke, Sustainability

Kontakt:

Sofie Bjärntoft, doktorand, arbetshälsovetenskap, Högskolan i Gävle, sofie.bjarntoft@hig.se