Verklighetens mangel lär ledningsgrupper att värdesätta det okända

I avhandlingen beskrivs och analyseras ett antal IT-relaterade förändringsinsatser på en resebyrå i Stockholm. Utmaningen som resebyrån står inför liknar många företags: ambitioner att åstadkomma värdefull förändring i kombination med begränsade resurser. Avhandlingen konstaterar att det finns ett växelspel mellan planerad utveckling och praktisk användning där användningen är en minst lika viktig del av slutresultatet. Avhandlingen lyfter fram medarbetares förmåga att improvisera fram nya arbetsmetoder för att kompensera luckor i utvecklingsarbetet. Rätt hanterat kan improvisationerna göras till viktiga byggstenar i ett förändringsarbete. Ofta uppfattar dock ledningsgrupperna improvisationer som oönskade avvikelser från det planerade och kritik mot den nya lösningen.

– När ett förändringsprojekt rullas ut händer det något. I verklighetens mangel testas resultaten på riktigt. Där medarbetare upptäcker begränsningar i lösningarna improviserar man fram nya grepp för att klara av sitt jobb. Det bästa man kan göra är att vara lyhörd för dessa improvisationer, låta dem följa med tillbaka till utvecklingen och vara en del i den vidare planeringen, säger Lasse Lychnell.
Många gånger monitoreras ett förändringsarbete på distans. Framgång betecknas som kryss i delleveransernas checklistor under ledningsmöten.

Men ute i verksamheten kan det samtidigt vara så att förändringarna inte alls har fått fäste. Man levererar, men uppnår inte avsedd effekt. I värsta fall läggs projektet ned med en stor mängd förlorade investeringar bakom sig. Som exempel nämns ett projekt där resebyråns informationshantering skulle effektiviseras. Trots en planerad och systematisk förändringsprocess upplevde man motstånd i organisationen. Rutinerna som underlättade informationshanteringen gjorde samtidigt försäljningen krångligare och personalen kringgick därför rutinerna. Projektet såg länge ut som ett misslyckande tills ledningen förstod personalens improvisationer och med ledning av dessa kunde åtgärda vissa IT-problem, som egentligen låg utanför planen.

– Önskan att generalisera förändringsarbeten för att passa planerna leder till att viktig information om verkligheten missas. I improvisationer finns viktiga ledtrådar och ibland kan det vara nödvändigt att ändra planen. Målet är ju att åstadkomma positiva förändringar, inte att hålla sig till en plan, avslutar Lasse Lychnell.
Avhandlingen ” IT-relaterad verksamhetsförändring. Växelspelet mellan utveckling och användning” kan beställas från EFI på EFI.publications@hhs.se.
För ytterligare information eller kommentarer, vänligen kontakta:

Handelshögskolan i Stockholm (Stockholm School of Economics, SSE) är den mest framstående handelshögskolan i norra Europa. Sedan grundandet 1909 har Handelshögskolan förädlat talanger för ledande befattningar inom näringslivet och den offentliga sektorn. Handelshögskolan har en stark internationell position med representation i Lettland och Ryssland och erbjuder ett antal utbildningsprogram, som återkommande rankas bland topp tio i Europa. Handelshögskolan erbjuder kandidat-, master- och MBA-program, liksom doktorandutbildning och executive education. Dessutom bedrivs världsledande forskning inom områden som nationalekonomi, finansiell ekonomi, redovisning, ledarskap och marknadsföring. Handelshögskolan är certifierad av EQUIS (European Quality Improvement System), som garanterar att undervisning såväl som forskning håller högsta internationella klass och är också Sveriges representant i CEMS (The Global Alliance in Management Education).   

Stockholm School of Economics . Sveavägen 65 . Box 6501. SE-113 83 Stockholm .  Sweden . Phone +46 8 736 90 00 . www.hhs.se